Description

Saat pertama kali kami memutuskan untuk mengambil proyek ini, kami tidak menyangka bahwa keterlibatan kami akan membawa pemahaman yang jauh lebih dalam tentang bagaimana teknologi, komunitas, dan sistem informasi saling terhubung dalam satu ekosistem. RunAddicts bukan sekadar aplikasi olahraga, melainkan upaya untuk menyatukan komunitas lari di Indonesia ke dalam satu platform digital yang terstruktur, fleksibel, dan terus tumbuh. Dan salah satu bagian paling menantang sekaligus menarik dari proyek ini adalah bagaimana mereka merencanakan implementasi ERP (Enterprise Resource Planning) sejak awal. 

MENGENAL RUNADDICTS

Kami memulai proyek ini dengan mewawancarai langsung tim dari RunAddicts. Mereka menjelaskan bahwa aplikasi ini dilatarbelakangi oleh kesenjangan besar yang terjadi di dunia komunitas lari, seperti informasi yang tidak tersebar dengan cepat dan rata, komunikasi yang tidak terpusat, dan kurangnya platform untuk saling berbagi serta mengelola event dan pelatihan. Dengan kesenjangan tersebut, PT Bisa Artifisial Indonesia mulai mengembangkan RunAddicts yang hadir untuk menjawab itu semua.

Aplikasi ini ditujukan untuk lima kelompok utama: pelari, pelatih, penyelenggara event (EO), komunitas lokal, dan pelaku UMKM olahraga. Tujuan mereka sederhana namun ambisius: menyatukan seluruh kebutuhan komunitas lari dalam satu platform digital yang bisa diakses siapa pun.

PROSES PENGEMBANGAN

Dalam proses wawancara, tim RunAddicts menyatakan bahwa mereka menggunakan pendekatan Agile Development. Pengembangan dilakukan dalam iterasi bulanan, di mana setiap siklus berfokus pada pengembangan fitur inti yang diuji langsung ke komunitas. Berikut tahapan pengembangannya:

• Mei (Tahap Planning): Perencanaan fitur utama, branding, dan penyusunan arsitektur sistem modular.
• Juni (Tahap 1): Pengembangan awal fitur Event Management, Shop, dan Program Pelatihan. Softlauch dilakukan di pertengahan Juni.
• Juli  (Tahap 2): Pengembangan fitur Coaching Platform dan CRM Komunitas.
• Agustus (Tahap 3): Pengembangan fitur Health, Food, Travel. Softlaunch tahap ini direncanakan pertengahan Agustus.

Yang paling kami kagumi adalah bagaimana mereka membuka ruang validasi dari komunitas secara langsung. Komunitas mitra seperti Oudpro dilibatkan sejak awal untuk memberikan masukan. Pelari dan pelatih diberi ruang untuk mencoba versi awal aplikasi melalui softlaunch semi-terbuka, dan semua umpan baliknya dijadikan dasar dalam perbaikan sprint selanjutnya. 

Untuk menjaga sinergi antara tim developer, desainer, dan stakeholder lainnya, mereka menggunakan tools seperti Trello dan Google Workspace, serta melaksanakan rapat mingguan berbasis sprint. Kami pun jadi bisa melihat praktik agile itu bukan hanya teori di kelas, tapi nyata di lapangan.

IMPLEMENTASI ERP LIFE CYCLE

Dalam proyek ini, salah satu fokus utama kami adalah memahami dan menganalisis bagaimana RunAddicts merencanakan dan mengimplementasikan ERP Life Cycle. Kami tidak hanya melihat dari teori, tetapi benar-benar melihat bagaimana siklus itu dijalankan dalam praktik.

Berikut penjabaran tahapan ERP Life Cycle pada RunAddicts berdasarkan hasil wawancara

1. Initiation

Tahapan ini dimulai ketika tim manajemen RunAddicts menyadari bahwa seiring dengan pertumbuhan fitur dan pengguna, sistem terpusat dibutuhkan untuk menjaga efisiensi operasional. Mereka melakukan identifikasi masalah, termasuk pengelolaan data event, pelatih, transaksi, dan komunikasi komunitas yang mulai menantang dikelola secara manual.

2. Planning

Setelah inisiasi, tim melakukan perencanaan ERP secara modular. Mereka menentukan modul mana saja yang akan diterapkan dan dalam urutan apa. CRM Komunitas menjadi modul pertama karena langsung menyangkut relasi dengan pengguna, yang merupakan inti dari RunAddicts.

3. Design

Di tahap ini, arsitektur sistem dirancang agar API-ready dan fleksibel untuk integrasi ERP, baik internal maupun dengan penyedia pihak ketiga. Rencana integrasi dengan payment gateway dan wearable apps seperti Strava dan Google Fit juga disiapkan di sini.

4. Implementation 

Tim teknis memulai proses dengan melakukan backup sistem lama. Setelah itu mereka menginstal modul CRM Komunitas, yang berfungsi untuk memetakan pengguna, pelatih, komunitas, dan interaksi mereka.

5. Data Migration 

Data dari sistem yang digunakan sebelumnya (termasuk data event, user, pelatih) dimigrasikan ke dalam sistem ERP secara bertahap.

6. Testing

Setelah modul pertama terinstal, uji coba dilakukan bersama komunitas pengguna. Proses ini juga menjadi bagian penting untuk mengevaluasi apakah sistem ERP bisa berjalan lancar dengan data nyata dan interaksi langsung.

7. Deployment 

Jika uji coba dinyatakan berhasil, proses dilanjutkan ke instalasi modul lanjutan, seperti:

• Sales & Inventory (untuk shop dan UMKM)
• Payment & Finance (untuk komisi, transaksi, laporan keuangan)
• Event & Project Management (untuk EO)
• Booking System (untuk pelatihan dan fasilitas).

8. Support & Maintenance

Setelah seluruh modul berjalan, sistem tidak langsung ditutup. Tim tetap melakukan pemantauan, pelatihan pengguna, dan perbaikan bila diperlukan. Pendekatan ini memungkinkan RunAddicts untuk bertumbuh bersama pengguna dan skalabilitas sistem tetap terjaga.

PENJELASAN BPMN

Saat kami melakukan penyusunan perencanaan implementasi ERP untuk RunAddicts, kami menyadari bahwa proses ini tidak sekadar memasang sistem lalu selesai. Ada alur kerja yang sangat terstruktur yang kami visualisasikan dalam diagram BPMN (Business Process Model and Notation) untuk membantu seluruh tim memahami siapa melakukan apa, dan kapan.

Proses ini dimulai dari tim manajemen yang membuka seluruh rangkaian proyek. Mereka melakukan analisis kebutuhan, menggali secara detail proses bisnis apa saja yang berjalan di RunAddicts dan modul ERP mana yang paling penting untuk diimplementasikan lebih dulu. Di titik ini, kami melihat betapa pentingnya pemahaman menyeluruh terhadap ekosistem bisnis sebelum menyentuh aspek teknis apa pun.

Setelah peta kebutuhan disusun, tim teknis turun tangan. Mereka melakukan pencadangan sistem lama, dimana itu menjadi sebuah langkah antisipatif untuk memastikan bahwa tidak ada data penting yang hilang atau rusak saat proses migrasi nanti. Ini mungkin terdengar teknis dan sederhana, tapi justru menjadi pondasi agar proses selanjutnya bisa berjalan aman.

Kemudian, mulai dengan instalasi modul pertama, yaitu CRM Komunitas. Ini adalah jantung dari RunAddicts, karena platform ini berbasis komunitas. Modul CRM memungkinkan pengelolaan data anggota, pelatih, grup komunitas, dan segala bentuk interaksi yang terjadi antar pengguna. Menurut kami, ini adalah pilihan yang tepat untuk memulai, karena segala proses lainnya sangat bergantung pada manajemen relasi pengguna yang baik.

Setelah CRM siap, dilanjutkan ke tahap penting, yaitu migrasi data dari sistem lama ke sistem ERP. Di sini, semua data yang sebelumnya tersebar, baik data event, transaksi, profil pelatih, hingga histori pelatihan, dipindahkan secara hati-hati ke database ERP yang telah disiapkan. Proses ini memerlukan koordinasi teknis yang rapih, dan kami belajar banyak tentang pentingnya validasi data sebelum dan sesudah migrasi.

Setelah migrasi berhasil, lanjut ke fase paling menarik, yaitu uji coba beta oleh komunitas. Ini adalah saat di mana sistem diuji langsung oleh mereka yang akan menggunakannya setiap hari. Feedback dari komunitas sangat beragam, dari hal kecil seperti tampilan UI, hingga proses alur transaksi. Tapi justru di sinilah proses menjadi hidup, karena prinsip yang diterapkan oleh RunAddictskami yaitu tidak hanya membangun sistem, tetapi membangun bersama mereka.

Berikutnya adalah pengambilan keputusan. Apakah sistem sudah siap untuk lanjut, atau perlu diulang? Jika hasil pengujian beta belum sesuai, tim akan melakukan penyesuaian dan uji ulang. Tapi jika sistem dianggap sudah stabil dan memenuhi kebutuhan komunitas, maka akan lanjut ke tahap berikutnya, yaitu instalasi modul-modul lanjutan.

Modul pertama yang kami tambahkan setelah CRM adalah Sales & Inventory. Fungsinya untuk mendukung fitur e-commerce, di mana UMKM bisa menjual perlengkapan olahraga, dan sistem bisa mengatur stok serta transaksi secara otomatis. Setelah itu, dilanjutkan dengan mengaktifkan modul Payment & Finance, yang sangat penting untuk mengelola pembayaran, komisi pelatih, dan laporan keuangan digital yang rapi.

Selanjutnya, dilakukan pemasangan modul Event Management, karena kegiatan lari komunitas adalah inti utama dari RunAddicts. Modul ini membantu EO merancang, mempublikasikan, dan mengelola event lari, baik yang berskala kecil maupun besar.

Kemudian lanjut menerapkanmodul Booking, yang digunakan untuk pemesanan sesi coaching, lapangan, atau fasilitas olahraga lainnya. Modul ini membantu menghindari bentrok jadwal dan memastikan semua pemakaian fasilitas tercatat dengan jelas.

Akhirnya, setelah semua modul berhasil diinstal, diuji, dan dinyatakan berfungsi dengan baik, proyek ini pun mencapai penyelesaian implementasi. Di titik ini, kami bisa melihat bagaimana sistem ERP tidak hanya menjadi “alat bantu” tapi juga menjadi tulang punggung pengelolaan proses komunitas yang lebih efisien dan profesional.

Dan ketika semuanya sudah siap digunakan, maka sampailah pada akhir proses, yaitu implementasi ERP dinyatakan selesai, dan sistem telah resmi aktif secara penuh dalam mendukung operasional RunAddicts.

USULAN FITUR 

Sebagai bagian dari proyek ini, kami juga diberi ruang untuk menyampaikan usulan pengembangan fitur ERP yang dapat memperkaya sistem RunAddicts. Usulan ini berdasarkan analisis kebutuhan pengguna, praktik terbaik sistem ERP, serta hasil observasi kami. Berikut fitur tambahan yang kami rekomendasikan: 

• Gamifikasi ERP & Loyalitas Komunitas

Dari hasil observasi kami, komunitas lari cenderung sangat aktif dan kompetitif dalam cara yang positif. Untuk itu, kami menyarankan agar sistem ERP mendukung fitur gamification: pemberian poin, badge, serta tantangan mingguan atau bulanan berbasis aktivitas.

Fitur ini tidak hanya bisa meningkatkan keterlibatan pengguna, tetapi juga menjadi dasar untuk membangun program loyalitas komunitas. ERP dapat mencatat aktivitas pengguna secara terstruktur (jumlah event yang diikuti, sesi pelatihan yang dijalani, progress harian), lalu mengubahnya menjadi reward digital atau bahkan akses khusus. Dengan data yang terintegrasi, ini dapat diotomasi sepenuhnya.

• Integrasi Data Kesehatan untuk Pelatihan Personal

Dalam wawancara, tim RunAddicts menyebutkan bahwa mereka tengah mempertimbangkan integrasi dengan perangkat wearable seperti Strava, Google Fit, dan Apple Health. Menurut kami, ini bukan sekadar ide bagus, melainkan sebuah langkah strategis yang perlu segera diprioritaskan. Dengan integrasi tersebut, data seperti detak jantung, kecepatan lari, hingga konsistensi latihan bisa langsung tercatat dalam sistem dan diolah oleh ERP untuk mendukung pelatihan yang lebih personal dan tepat sasaran.

Bagi pelatih, ini membuka peluang untuk menyusun program latihan berbasis data real-time pengguna, sementara bagi pengguna, pengalaman berlatih akan terasa lebih relevan dengan keseharian mereka. Jika dijalankan dengan optimal, integrasi ini bukan hanya meningkatkan kualitas layanan, tapi juga bisa menjadi pembeda utama RunAddicts dari aplikasi sejenis di pasaran.

• Penguatan Interaksi Komunitas dan Peran Pelatih sebagai Mentor

Sebagai platform berbasis komunitas, kami percaya RunAddicts sebaiknya memperkuat elemen sosial dan edukatif di dalam sistemnya. Maka, kami mengusulkan agar ERP mendukung fitur-fitur seperti forum diskusi komunitas, ruang pelatihan bersama, hingga penunjukan pelatih sebagai mentor/duta komunitas. Modul CRM dapat dimodifikasi untuk mendukung struktur hubungan sosial ini, termasuk sistem rekomendasi pelatih terbaik berdasarkan aktivitas mereka di komunitas. Pelatih tidak hanya dilihat sebagai instruktur, tetapi juga sebagai pemimpin lokal yang mampu membangun keterlibatan antar anggota.

• ERP Modular dan Uji Coba Terstruktur

Salah satu poin penting yang disampaikan tim RunAddicts dalam wawancara adalah rencana mereka untuk menerapkan ERP secara modular. Kami sepenuhnya mendukung pendekatan ini dan menyarankan agar implementasi dimulai dari modul-modul kunci seperti CRM, Event Management, Payment & Finance.

Selain itu, kami menyarankan adanya pilot project di komunitas terbatas sebelum modul ERP diterapkan secara luas. Dengan demikian, tim bisa mengevaluasi efektivitas tiap modul dan memperbaiki sistem berdasarkan masukan nyata dari pengguna awal. Proses ini bisa didukung ERP melalui fitur log uji coba, pelaporan umpan balik, dan sistem iterasi internal.

• Ekspansi Wilayah Berbasis Data ERP

RunAddicts memiliki peluang besar untuk berkembang ke berbagai kota. Namun, ekspansi sebaiknya dilakukan dengan strategi berbasis data. Kami mengusulkan agar sistem ERP dilengkapi dengan modul analitik wilayah yang bisa melacak tingkat partisipasi komunitas, aktivitas event, dan respons terhadap fitur di tiap kota.

Dengan insight seperti ini, tim bisa memprioritaskan kota yang sudah siap dari sisi komunitas maupun infrastruktur digital. Strategi ekspansi pun jadi lebih terukur, berbasis respons nyata, bukan asumsi.

• Keamanan Data sebagai Nilai Utama Sistem

Meskipun tidak dibahas secara detail dalam wawancara, kami percaya bahwa keamanan data dan privasi pengguna adalah fitur inti yang harus dibangun dari awal, bukan disisipkan belakangan. Kami menyarankan agar ERP RunAddicts dilengkapi dengan fitur keamanan seperti enkripsi otomatis, otentikasi dua langkah, audit log berkala, serta dasbor privasi yang memberi kendali penuh pada pengguna atas data mereka. Di era digital seperti sekarang, kepercayaan pengguna adalah aset, dan fitur keamanan yang transparan adalah cara terbaik untuk menjaganya.