Description

Tentang dr. Mekanik Indonesia

dr. Mekanik Indonesia (PT Dokter Mekanik Indonesia) adalah sebuah startup yang bergerak di sektor industri manufaktur dan berbagai bidang terkait. Berdiri sejak tahun 2018, perusahaan ini berfokus pada tiga area utama, yaitu: industri manufaktur, layanan dan perdagangan produk manufaktur serta industrial, serta penyelenggaraan pendidikan, pelatihan, dan sertifikasi di bidang manufaktur.

dr. Mekanik Indonesia juga memiliki platform pembelajaran digital yaitu dr. Mekanik Academy yang berfokus pada pembelajaran bidang design engineering dan teknologi manufaktur

Visi dan Misi

Visi

Unggul di bidang Pendidikan, Pelatihan, Sertifikasi juga bidang industri manufaktur. dr. Mekanik Indonesia memiliki cita-cita untuk mencerdaskan generasi penerus bangsa (SMK dan Perguruan tinggi khususnya vokasi) dengan penyelenggaraan jasa pendidikan, pelatihan, dan sertifikasi serta menghasilkan produk industri yang dapat diterapkan pada berbagai bidang melalui proyek unggulan yang dilakukan.

Misi

1. Memudahkan semua orang untuk mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan Khusus siswa SMK di bidang Teknik Perancangan Manufaktur, Teknik Perancangan Sipil, Teknik Mesin, Teknik Kimia, dan Teknik Industri.
2. Melakukan proses produksi, mengolah bahan mentah tertentu menjadi bahan pokok maupun produk jadi serta melakukan proses assembling (perakitan) di bidang industri berupa produk manufaktur yang tepat guna.
3. Melakukan perancangan produk, pemeliharaan, dan pengujian produk manufaktur di bidang jasa industri manufaktur dengan kualitas yang terbaik.

Proses Bisnis dan Sistem Saat ini

Kami melakukan in-depth interview dengan salah satu informan dari PT Dokter Mekanik Indonesia untuk mengetahui proses bisnis dan permasalahan terkait ERP yang dihadapi oleh PT Dokter Mekanik Indonesia

1. Customer Relationship Management (CRM)

Sistem CRM yang digunakan saat ini telah dimanfaatkan secara optimal, khususnya dalam pengelolaan proses sertifikasi peserta setelah mereka menyelesaikan course. Proses dimulai dengan peserta yang mengerjakan kuis evaluasi, yang kemudian secara otomatis diperiksa oleh sistem. Apabila peserta memperoleh nilai di atas ambang batas yang ditentukan, mereka dinyatakan lulus dan diminta untuk mengunggah portofolio serta memberikan ulasan terhadap course yang telah diikuti. Dokumen-dokumen tersebut dikirimkan ke sistem internal dan diverifikasi oleh tim operasional. Setelah proses verifikasi selesai dan peserta dinyatakan memenuhi seluruh kriteria, sistem secara otomatis menerbitkan sertifikat digital beserta tautan unduhan yang dapat langsung diakses oleh peserta. 

Selain fungsi utamanya dalam mendukung proses sertifikasi, CRM juga mencatat riwayat aktivitas peserta, seperti riwayat pembelian course dan partisipasi dalam program sebelumnya. Informasi ini kemudian dimanfaatkan oleh tim sales untuk mengidentifikasi potensi pembelian ulang dan menyusun penawaran yang lebih relevan serta sesuai dengan kebutuhan peserta.

2. Finance

Proses penggajian karyawan saat ini telah didukung oleh sistem ERP Odoo, terutama dalam hal pembuatan dan distribusi slip gaji. Karyawan mengisi presensi harian yang kemudian diverifikasi oleh HR Admin sebagai dasar input data ke dalam sistem. Setelah data dimasukkan, Odoo secara otomatis menghitung gaji bersih dan menghasilkan slip gaji digital yang langsung dikirim ke email masing-masing karyawan. Meskipun proses ini cukup terotomatisasi, keterlibatan manual dari HR dalam verifikasi dan input data menunjukkan bahwa sistem belum sepenuhnya berjalan secara otomatis end-to-end. 

Sementara itu, pengelolaan keuangan organisasi mengandalkan kombinasi sistem terintegrasi dan proses manual. Payment gateway DOKU digunakan untuk menangani berbagai metode pembayaran pelanggan, seperti QRIS, transfer, pembayaran di toko, dan PayLater melalui Indodana. Namun, data transaksi dari DOKU masih harus dicatat ulang secara manual oleh tim akuntansi ke dalam sistem Odoo. Proses pencatatan pembayaran, pembuatan invoice, dan pengelolaan refund juga belum terotomatisasi sepenuhnya. Kondisi ini menunjukkan bahwa sistem ERP yang digunakan masih dalam tahap pengembangan dan belum mencapai integrasi penuh yang ideal.

3. Sales & Purchasing

Proses pembelian course saat ini telah berjalan secara terintegrasi melalui platform website, sistem ERP Odoo, dan payment gateway. Pengguna dapat memilih course, memasukkan kode promo bila tersedia, lalu diarahkan ke halaman pembayaran. Setelah pembayaran berhasil diverifikasi, sistem secara otomatis memberikan akses ke course yang dibeli. Proses ini sudah mencakup validasi harga, pencatatan transaksi, serta pemberian akses secara otomatis, meskipun belum dilengkapi fitur-fitur lanjutan seperti pengingat pembayaran atau integrasi penuh dengan sistem CRM. 

Di sisi lain, proses pengadaan barang dalam organisasi masih dilakukan secara hybrid, dengan memadukan sistem ERP Odoo dan koordinasi manual melalui grup komunikasi internal seperti WhatsApp. Setiap permintaan pengadaan harus melalui diskusi terlebih dahulu dalam grup tersebut sebelum mendapatkan persetujuan dari tim accounting. Setelah disetujui, proses pembelian dilakukan dan pencatatan data dilakukan secara manual ke dalam sistem Odoo. Walaupun modul purchasing di Odoo sudah tersedia, proses persetujuan dan pemilihan vendor belum sepenuhnya otomatis, yang membuka kemungkinan terjadinya keterlambatan atau kesalahan input. 

Kondisi ini menunjukkan bahwa pemanfaatan ERP masih dalam tahap penguatan, dengan potensi untuk dikembangkan lebih lanjut melalui digitalisasi sistem persetujuan dan otomatisasi pengadaan berdasarkan data kebutuhan yang telah tercatat dalam sistem.
 

Analisis Masalah dan Gap Analysis

Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis dan operasional yang saat ini sedang dijlankan, kami membuat tabel Gap Analysis untuk mengetahui kebutuhan peningkatan yang dapat dilakukan oleh PT Dokter Mekanik Indonesia untuk memaksimalkan sistem ERP dan proses bisnis serta operasionalnya.

Proses Bisinis Yang Diusulkan

Berdarkan hasil analisis, kami menyarankan beberapa improvement yang dapat dilakukan pada beberapa area bisnis yang menurut kami krusial dan bisa ditingkatkan terkait implementasi ERP.

1. Sales & Purchasing: Proses Usulan Pengadaan Barang

Proses pengadaan barang yang diusulkan dirancang untuk mengadopsi pendekatan digital yang terintegrasi melalui sistem ERP Odoo. Tujuan utama dari pendekatan ini adalah untuk mengurangi ketergantungan pada komunikasi manual, seperti penggunaan grup WhatsApp, menghindari kesalahan dalam pencatatan, serta mempercepat alur dari permintaan hingga pelaporan. Proses ini divisualisasikan menggunakan Business Process Model and Notation (BPMN) agar alur kerja lebih mudah dipahami secara menyeluruh.

Proses dimulai ketika karyawan sebagai pemohon (requester) mengisi permintaan barang langsung melalui sistem Odoo dengan mencantumkan rincian kebutuhan. Setelah itu, sistem secara otomatis menyimpan data dan mengirimkan notifikasi kepada pihak manajer atau atasan yang berwenang untuk melakukan persetujuan. Jika permintaan disetujui, sistem akan meneruskannya ke tim akuntansi; sebaliknya, jika ditolak, pemohon akan menerima pemberitahuan penolakan.

Setelah mendapatkan persetujuan, tim akuntansi akan melanjutkan proses pengadaan dengan mencari vendor yang sesuai berdasarkan spesifikasi barang, kemudian melakukan pemesanan melalui sistem dan mengirimkan purchase order (PO) ke vendor terkait. Vendor akan memproses pesanan dan mengirimkan barang sesuai dengan permintaan. Barang yang diterima akan diperiksa dan disalurkan oleh tim inventory sesuai dengan kebutuhan.

Selanjutnya, vendor mengirimkan invoice kepada tim akuntansi. Setelah memastikan bahwa barang telah diterima dengan benar, tim mencatat transaksi ke dalam sistem Odoo. Jika ditemukan ketidaksesuaian antara barang dan invoice, sistem akan mengirimkan notifikasi untuk koreksi. Apabila data sudah sesuai, invoice akan diunggah, dan transaksi dinyatakan selesai. Terakhir, pemohon akan mendapatkan notifikasi bahwa barang yang diminta telah tersedia dan siap digunakan.

2. CRM: Proses Usulan Kampanye Marketing Retention

Proses ini merupakan bagian dari strategi pemasaran digital yang dirancang untuk meningkatkan retensi pelanggan dengan memanfaatkan sistem ERP Odoo dalam pengelolaan dan pemantauan efektivitas kampanye email. Fokus utama kampanye adalah mengaktifkan kembali pelanggan lama yang tidak melakukan pembelian dalam jangka waktu tertentu melalui pendekatan yang bersifat personal dan terotomatisasi.

Proses dimulai oleh tim marketing yang menginisiasi kampanye khusus untuk menjangkau kembali pelanggan yang tidak aktif selama 90 hari terakhir. Sistem Odoo kemudian menyeleksi data pelanggan dari database berdasarkan kriteria tersebut dan menghasilkan daftar pengguna yang relevan, yang kemudian diteruskan kepada tim marketing untuk penentuan target kampanye.

Setelah target audiens ditentukan, tim marketing menyusun konten email berisi promosi, pengingat, atau penawaran khusus, lalu menjadwalkan pengirimannya melalui Odoo. Email dikirim secara otomatis ke pelanggan yang ditargetkan, dan sistem Odoo melacak interaksi pengguna, termasuk apakah email dibuka dan apakah tautan di dalamnya diklik.

Jika pengguna membuka email dan mengklik tautan, tindakan tersebut dicatat sebagai indikator ketertarikan atau keterlibatan. Klik pada tautan dianggap sebagai konversi, dan semua data interaksi ini disimpan dalam sistem. Hasil kampanye, seperti tingkat pembukaan email, klik, dan konversi, kemudian direkap dan dianalisis oleh tim marketing untuk mengevaluasi efektivitas kampanye dan mengoptimalkan strategi retensi ke depannya.

Implementasi

1. Blackbox Testing

Blackbox Testing adalah metode pengujian perangkat lunak yang berfokus pada fungsi dan keluaran sistem tanpa mempertimbangkan struktur internal atau kode program yang digunakan. Pendekatan ini sangat relevan dalam konteks tugas ini, karena pengujian dilakukan terhadap proses fungsional yang dirancang dalam bentuk BPMN, bukan terhadap implementasi teknis dari kode. 

Pengujian dilakukan dengan mensimulasikan alur proses dari fitur Pengadaan Barang dan Promosi untuk memastikan bahwa setiap tahapan berfungsi sebagaimana mestinya berdasarkan input dan output yang telah ditentukan. Proses ini mencakup pengujian berbagai skenario, seperti pengajuan permintaan, proses persetujuan, pemesanan barang, serta pencatatan transaksi. Pengujian juga melibatkan pemangku kepentingan utama, seperti admin, tim keuangan, dan tim pemasaran sebagai pengguna akhir, guna mengevaluasi kesesuaian proses dengan kebutuhan dan ekspektasi masing-masing peran. 

Penerapan Blackbox Testing dalam tahap ini sangat bermanfaat untuk menilai apakah alur proses sudah logis, konsisten, dan tidak menimbulkan konflik antar divisi. Selain itu, metode ini membantu memastikan bahwa rancangan proses bisnis dapat diimplementasikan secara praktis sebelum pengembangan sistem ERP dilakukan secara penuh.
 

2. System Usability Scale

System Usability Scale (SUS) adalah metode evaluasi berbasis kuesioner yang digunakan untuk mengukur seberapa mudah sebuah sistem digunakan oleh pengguna akhir. Dalam konteks ini, SUS sangat relevan untuk menilai prototipe atau mockup dari fitur ERP yang diusulkan, khususnya terkait proses promosi dan pengadaan barang. Proses evaluasi dilakukan dengan membuat mockup atau wireframe fitur tersebut, kemudian mensimulasikan alur kerjanya kepada pengguna internal. Setelah simulasi, pengguna diminta untuk mengisi kuesioner SUS yang terdiri dari 10 pernyataan menggunakan skala Likert.

Skor SUS dihitung dalam rentang 0 hingga 100, dengan interpretasi umum sebagai berikut: skor di atas 80 menunjukkan bahwa sistem memiliki tingkat usability yang sangat baik, skor antara 70 hingga 80 dianggap layak digunakan, sedangkan skor di bawah 60 menandakan perlunya perbaikan signifikan pada desain sistem. Pendekatan ini memberikan gambaran awal mengenai sejauh mana sistem dapat diterima oleh pengguna, sekaligus mengidentifikasi aspek-aspek yang perlu diperbaiki dari sisi pengalaman pengguna.

Selain memberikan hasil kuantitatif, SUS mendukung pendekatan *user-centered design* dengan memastikan bahwa desain sistem selaras dengan kebutuhan dan harapan pengguna. Dengan demikian, penggunaan SUS berperan penting dalam meningkatkan kualitas antarmuka, serta memperbesar peluang implementasi ERP dapat diterima dan digunakan secara efektif oleh seluruh bagian organisasi.
 

3. Implementasi ERP

Modul Sales & Purchasing

Modul Sales dalam sistem ERP Odoo berfungsi untuk mencatat transaksi pembelian layanan, seperti kelas dan bootcamp, secara otomatis melalui pembuatan quotation dan invoice. Di sisi lain, modul Purchasing mendukung fitur pengadaan barang yang digunakan untuk kebutuhan alat pelatihan dan operasional. Proses pengadaan mengikuti alur yang mencakup permintaan, persetujuan, pemesanan, penerimaan barang, hingga pencatatan, semuanya dilakukan secara digital. Pendekatan ini meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan pengadaan. Selain itu, modul ini juga berperan dalam mendokumentasikan seluruh aktivitas pengadaan secara lebih terstruktur dan mudah dipantau. Berikut ini adalah ilustrasi tampilan antarmuka standar dari modul Sales dan Purchasing pada sistem ERP Odoo.

Modul Transaksi Pembayaran

Modul Transaksi Pembayaran berfungsi untuk menangani proses pembayaran secara otomatis dan terintegrasi dengan payment gateway seperti DOKU. Ketika peserta melakukan pembayaran melalui website, sistem akan menerima notifikasi dari DOKU dan langsung melakukan validasi transaksi. Setelah divalidasi, transaksi tersebut secara otomatis dicatat sebagai paid invoice di sistem Odoo dalam waktu nyata. Mekanisme ini memastikan bahwa pencatatan keuangan tetap akurat dan selaras dengan data penjualan. Otomatisasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan keuangan, tetapi juga mengurangi potensi kesalahan pencatatan. Berikut ini adalah tampilan antarmuka standar dari modul Transaksi Pembayaran pada sistem ERP Odoo.

Modul Inventory

Modul Inventory berfungsi untuk mengelola persediaan barang yang mendukung kegiatan operasional bootcamp, seperti alat praktik, merchandise, dan buku pelatihan. Modul ini berperan dalam meningkatkan transparansi stok serta efisiensi pemanfaatan barang. Setelah barang diterima melalui proses pengadaan, sistem akan mencatat dan memantau statusnya secara menyeluruh, termasuk lokasi penyimpanan, penggunaan, kondisi kerusakan, hingga kebutuhan pengisian ulang. Selain itu, modul ini juga dilengkapi dengan fitur pelaporan stok secara rutin dan pengingat otomatis untuk pengadaan ulang barang yang mulai menipis. Berikut adalah ilustrasi tampilan antarmuka standar dari modul Inventory pada sistem ERP Odoo.