Description

Latar Belakang : 

Flungo.id hadir sebagai platform pendidikan di tengah meningkatnya kebutuhan masyarakat akan penguasaan bahasa asing. Ini menawarkan berbagai pendekatan, seperti fleksibilitas dalam memilih bahasa, jadwal, dan bahkan pengajar, termasuk untuk bahasa minoritas yang jarang ditemukan di tempat lain. Selain melayani konsumen (B2C), Flungo dipercaya oleh perusahaan (B2B) dan lembaga pemerintah (B2G) untuk menyediakan pelatihan bahasa yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Namun, Flungo mulai merasakan kesulitan seiring meningkatnya jumlah pengguna dan kompleksitas permintaan. Meskipun layanan ini sangat fleksibel dan dapat disesuaikan, sistem pengelolaannya masih banyak dilakukan secara manual. Pencatatan kursus, penjadwalan kelas, pembayaran, dan pembuatan laporan semuanya masih bergantung pada file Excel dan koordinasi manual antar tim. Hal ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga menimbulkan risiko kesalahan data dan kurang efisien.

Sebaliknya, tim internal Flungo menyadari bahwa sistem yang mampu beradaptasi dan mendukung operasional secara otomatis dan terintegrasi diperlukan untuk mengimbangi pertumbuhan bisnis yang cepat. Mereka mulai berpikir tentang sistem yang memungkinkan pengguna menerima notifikasi otomatis, membuat laporan keuangan dalam waktu nyata, dan mengelola hubungan pelanggan dengan mudah di satu platform.

Dengan demikian, adopsi sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah kebutuhan, bukan sekadar sebagai alat pencatatan, tetapi sebagai inti dari proses digitalisasi bisnis Flungo. Dengan ERP, Flungo berharap dapat menyatukan seluruh alur kerja dari hulu ke hilir, mulai dari keuangan, penjualan, inventory, hingga layanan pelanggan, dalam satu sistem yang terorganisir, efisien, dan siap untuk mendukung ekspansi bisnis.

Rumusan Masalah :

• Bagaimana implementasi ERP Life Cycle yang sesuai untuk Flungo.id?
• Bagaimana kondisi sistem ERP di Flungo saat ini?
• Bagaimana perancangan proses bisnis Flungo menggunakan BPMN setelah ERP diterapkan?
• Fitur-fitur ERP baru apa yang perlu ditambahkan untuk meningkatkan efisiensi dan pengalaman pengguna?

Implementasi ERP life Cycle di Flungo.id

A. Modul Sistem eksisting

• Keunggulan : Fleksibilitas tinggi dalam memilih bahasa, jadwal, dan pengajar, termasuk bahasa minoritas.
• Target pasar : Melayani segmen B2C (perorangan), B2B (perusahaan), dan B2G (instansi pemerintah).
• Kekurangan : Kurang efisien, belum sepenuhnya otomatis, User experience (UX) perlu ditingkatkan.

B. Modul Sales dan Purchasing

• Alur Penjualan B2C:Peserta memilih kursus dan tutor → melakukan pembayaran → mengikuti kelas → menerima sertifikat.
• Alur Penjualan B2B/B2G: Dimulai dari penawaran → kesepakatan → pembuatan akun perusahaan → pelatihan → pemberian sertifikat.
• Pengadaan Barang/Jasa Pendukung: Belum tersedia sistem pembelian terintegrasi, namun terbuka untuk lisensi materi, kebutuhan perangkat lunak, dan lainnya.
• Pihak Terkait: Direktur, tim marketing, freelance tutor, dan student ambassador.

C. Modul Inventory

• Pengelolaan Kursus: Dilakukan oleh admin, dengan kurasi dari direktur dan koordinasi dengan komunitas tutor.
• Pencatatan Inventori: Masih dilakukan secara semi-manual, belum real-time.

D. Modul Accounting & Finance

• Pencatatan Transaksi: Menggunakan payment gateway (contoh: Roku), data diekspor ke CSV atau Excel.
• Pembuatan Laporan Keuangan: Masih dilakukan secara manual.
• Rekonsiliasi Keuangan: Dicocokkan secara manual antara data dari gateway dan sistem pelaporan keuangan internal.

E. Modul ERP Life Cycle

• Status Implementasi ERP: Belum digunakan secara menyeluruh; masih dalam tahap perencanaan dan pengembangan internal.
• Kesiapan Organisasi: Flungo.id terbuka terhadap pelatihan staf untuk mendukung adopsi sistem ERP ke depan.

F. Modul Usulan Fitur Baru

• Fitur Prioritas: CRM (Customer Relationship Management) untuk manajemen relasi pelanggan B2C, B2B, dan B2G.
• Fitur Otomatisasi yang Diusulkan: Dibuatnya notifikasi otomatis untuk: Pengingat kelas, Konfirmasi pembayaran, Tindak lanjut layanan atau feedback

Business Process Model and Notation (BPMN) :

Skenario A – Penjualan B2C (Individu): 

Diagram BPMN menggambarkan alur peserta individu mulai dari registrasi hingga mendapatkan e-sertifikat:

• Peserta mendaftar dan memilih kursus serta tutor.
• Pembayaran dilakukan melalui payment gateway.
• Sistem ERP memverifikasi pembayaran dan memberi akses ke dashboard kelas.
• Setelah kelas selesai, sistem otomatis menerbitkan e-sertifikat.

Skenario B – Penjualan B2B/B2G (Perusahaan/Instansi):

• Tim Flungo mengirim proposal ke perusahaan/instansi.
• Setelah kesepakatan, dibuat akun instansi untuk pelatihan.
• Jadwal disusun dan pelatihan berlangsung secara daring.
• Sistem ERP mengelola absensi, nilai, hingga penerbitan sertifikat digital.

Usulan fitur ERP baru untuk Flungo.id

Melalui Wawancara yang telah dilakukan, kami menemukan 5 fitur penting yang belum tersedia di sistem saat ini. Fitur-fitur ini dapat meningkatkan efisiensi dan pengalaman pengguna secara signifikan. Dimaksudkan agar fitur-fitur ini dapat diintegrasikan secara bertahap ke dalam sistem ERP Flungo sesuai dengan skala dan kebutuhan bisnis.

1. Custom CRM (Customer Relationship Management)

Fitur Custom CRM dimaksudkan untuk meningkatkan kemampuan Flungo.id untuk membangun dan mempertahankan hubungan pelanggan dengan cara yang lebih personal dan efektif. Salah satu fitur ini adalah kemampuan untuk mengkategorikan pelanggan berdasarkan kategori seperti bisnis ke konsumen (individu), bisnis ke perusahaan (perusahaan), dan bisnis ke pemerintah (instansi). Selain itu, sistem akan merekam riwayat interaksi pelanggan, termasuk riwayat kelas, pembayaran, dan komunikasi sebelumnya. 

2. Notifikasi otomatis

Sistem ERP dapat mengirimkan pemberitahuan secara otomatis kepada pengguna dan manajer tanpa perlu melakukannya secara manual. Pengingat jadwal kelas, informasi hasil ujian, pengingat pembayaran (baik sebelum maupun setelah jatuh tempo), dan pemberitahuan tentang ketersediaan sertifikat adalah jenis notifikasi yang diaktifkan.

3. Dashboard Analitik Progres Pembelajaran

Dashboard Analitik Progres menampilkan data real-time tentang kinerja belajar peserta. Ini mencakup statistik kehadiran per kelas, nilai rata-rata ujian, persentase penyelesaian modul, evaluasi performa tutor, dan tingkat kelulusan peserta.

4. Integrasi Payment Gateway dan E-wallet

Dengan fitur ini, sistem ERP dapat terhubung langsung dengan berbagai metode pembayaran digital untuk memberikan pengguna fleksibilitas dan kemudahan. Sistem mendukung integrasi dengan transfer bank otomatis serta e-wallet populer seperti OVO, GoPay, ShopeePay, dan DANA. Selain itu, sistem dapat terhubung dengan payment gateway lokal seperti Midtrans atau Xendit untuk meningkatkan efisiensi.

5. Manajemen sertifikasi terintegrasi

Dengan fitur ini, sistem ERP dapat mengelola proses penerbitan, penyimpanan, dan validasi sertifikat digital secara otomatis dan aman. Sertifikat akan diterbitkan secara otomatis setelah peserta lulus, dilengkapi dengan kode QR sebagai validasi keaslian dan riwayat akses yang memungkinkan peserta mengunduh ulang sertifikat jika diperlukan.

Kesimpulan : 

Sebagai kesimpulan dari evaluasi kondisi sistem Flungo.id saat ini dan kebutuhan fungsional yang belum terpenuhi, jelas bahwa pengembangan dan integrasi fitur ERP baru sangat penting untuk mendukung transformasi digital perusahaan. Lima fitur utama yang diusulkan, Manajemen Sertifikat Terintegrasi, Notifikasi Otomatis, Dashboard Analitik Progres, dan Integrasi Payment Gateway, dimaksudkan untuk menangani masalah aktual yang dihadapi Flungo saat menjalankan operasional harian.

Diharapkan fitur ini akan meningkatkan efisiensi kerja internal dan pengalaman pengguna peserta kursus. Flungo dapat memperkuat posisinya di pasar kursus daring, menjangkau lebih banyak pelanggan, dan meningkatkan kepercayaan mitra individu maupun institusional dengan sistem yang lebih terstruktur, otomatis, dan real-time.

Secara keseluruhan, penerapan fitur-fitur ERP ini akan menjadi langkah strategis Flungo menuju sistem manajemen pembelajaran yang profesional, adaptif, dan berdaya saing tinggi.