Mail Merge Microsoft Excel dan Microsoft Word
Ika Marbela Sari
Summary
Bagi yang biasa mencetak surat sekaligus banyak setiap harinya dan dalam waktu yang singkat, aktivitas ini bisa cukup merepotkan. Kalau sampai ada kesalahan sedikit saja dan surat terlanjur tercetak, maka sudah tidak bisa diperbaiki lagi dan harus mengulang kembali.
Dengan mail merge, pekerjaan ini jadi jauh lebih mudah. Pengguna bisa membuat dokumen utama yang sama persis. Hanya ada sedikit perbedaan yang bisa diatur pada detail data. Misalnya saja nama , alamat, dan seterusnya.
Pada portofolio ini menjelaskan bagaimana cara membuat mail merge kwitansi pembayaran dari tabel Mocrososft Excel ke dalam template kwitansi pembayaran Micrososft Word. Tujuan dari portofolio ini untuk memudahkan dalam pencetakan kwitansi yang banyak dalam waktu yang singkat .
Description
Membuat Tabel Data pada Micrososft Excel
Pertama membuat tabel untuk database pada Microsft Excel, langkahnya sebagai berikut :
- Buka Microsoft Ecxel, pilih Blank Workbook.
- Buat tabel berisi Nomor, Jumlah Uang, Terbilang, Untuk Pembayaran, Tempat, Tanggal, Nama PPK, NIP PPK, Nama BPP, NIP BPP, Nama Penerima, NIP Penerima, Jabatan Penerima, Biaya 1, Jumlah 1, Biaya 2, Jumlah 2, Total. Buat isi tabel, disini saya membuat sample : 15 sample.
Membuat template pada Microsoft Word
Untuk membuat mail merge anatara Microsoft Excel dengan Micrososft Word kita perlu membuat template kwitansi pembayaran pada Microsoft Word.
Langkahnya adalah :
1. Tentukan template yang perlu di isi didalam Micrososft Word, disini saya membuat template Kuitansi, Daftar Pengeluaran Riil dan Rincian Biaya Perjalanan Dinas.
2. Masukan data dalam tabel Micrososft Excel dengan menggunakan fitur Mail Merge dengan cara : klik menu Mailings, Klik Select Recipients, klik Use an Existing List, pilih file Micrososft Excel yang diinginkan, klik Open.
3. Masukan file Merge sesuai dengan yang diinginkan, caranya klik menu Insert Merge Field, kemudian pilih file yang ingin dimasukan. hasilnya adalah pada gambar :
a. Template Kuitansi
b. Template Daftar Pengeluaran Riil
c. Template Rincian Biaya Perjalanan Dinas
4. Cara melihat hasilnya adalah dengan mengklik Insert Merge Field, klik Finish & Merge, Klik Edit Individual Documents, klik All , kemudian klik OK, maka hasilnya :
dari hasil diatas maka akan terbentuk lembaran Micrososft Word sesuai dengan yang ingin dicetak.
Informasi Course Terkait
Kategori: Data Science / Big DataCourse: Master Class Microsoft Office
