Description

Program Sekolah Kebendaharaan merupakan inisiatif internal Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung yang dilaksanakan untuk membekali staf muda Biro Keuangan dalam memahami cara menyusun RAB dan SPJ bagi setiap program kerja himpunan. Sebagai Staf Ahli Biro Keuangan sekaligus Program Manager, saya memulai tugas dengan menyusun Laporan Pelaksanaan Kegiatan menggunakan perangkat lunak pengolah kata tingkat dasar. Laporan tersebut mencakup latar belakang kegiatan, sasaran peserta yang merupakan staf muda Birok, rangkaian acara, serta informasi materi pelaksanaan yang diberikan oleh pemateri program yang menjabat sebagai Bendahara Umum HMAN.

Dalam mendukung pelaksanaan acara, saya menggunakan perangkat lunak pengakses surat elektronik untuk menyusun dan mengirim email kepada peserta dan pemangku kepentingan. Email-email ini berisi undangan resmi kepada peserta, koordinasi internal dengan ketua himpunan, sekretaris jenderal, ketua pelaksana program, serta pemateri.

Pada tahap pengelolaan data, saya mengoperasikan perangkat lunak lembar kerja tingkat lanjut untuk membuat rekap kehadiran staf muda Birok, daftar pembagian kelompok praktik penyusunan RAB, serta ringkasan analisis sederhana mengenai progress peserta. Saya memanfaatkan fungsi formula dan pivot table untuk menyusun laporan ringkas yang membantu ketua biro keuangan maupun ketua pelaksana dalam memonitor ketercapaian tujuan acara.

Untuk mendukung penyampaian hasil kerja peserta, saya menyusun slide presentasi tingkat lanjut yang berisi hasil data analis serta visualisasi grafik progress dan rekomendasi langkah bagi peserta. Slide tersebut saya desain dengan visual yang informatif, memadukan grafik dari Excel, ikon, dan layout yang terstruktur agar mudah dipahami oleh staf muda Birok. 

Sebagai bagian dari tugas koordinasi pada saat sebelum pelaksanaan program, saya menyusun rencana pertemuan yang mencakup agenda rapat internal persiapan acara, daftar peserta rapat termasuk ketua himpunan, sekretaris jenderal, bendahara umum, ketua pelaksana, dan ketua biro keuangan, serta bahan pembahasan terkait kebutuhan teknis acara. Rencana ini saya buat untuk memastikan setiap pemangku kepentingan memahami perannya masing-masing sebelum acara berlangsung.

Pada saat pertemuan berlangsung, saya bertugas mengelola dokumen notulen yang berisi hasil diskusi, keputusan bersama, revisi rundown kegiatan, pembagian tugas panitia, serta tindak lanjut yang harus diselesaikan oleh masing-masing PIC. Notulen ini menjadi pedoman utama selama proses persiapan hingga hari pelaksanaan. 

Dalam menjaga kelancaran koordinasi, saya menyusun communication plan yang menetapkan tujuan komunikasi, stakeholder utama (ketua himpunan, sekretaris jenderal, bendahara umum, ketua pelaksana, dan ketua biro keuangan), saluran komunikasi, pesan kunci, serta jadwal update. Dokumen ini memastikan bahwa seluruh pihak menerima informasi yang konsisten dan terarah sepanjang persiapan acara

Selain itu, saya mengembangkan pola komunikasi efektif dengan menyusun catatan hasil pertemuan dengan stakeholder serta email rangkuman rapat yang merangkum arahan ketua himpunan, keputusan sekretaris jenderal, dan langkah berikutnya dari ketua biro keuangan. Hal ini membantu menjaga transparansi dan memastikan setiap pihak berada pada pemahaman yang sama

Selama pelaksanaan program, saya juga mengelola peserta feedback log, yakni dokumen yang mencatat umpan balik dari peserta staf muda Birok dan panitia. Log ini berisi kategori masukan, deskripsi feedback, tindakan yang telah diambil, PIC yang bertanggung jawab, serta tenggat penyelesaian. Dengan dokumen ini, seluruh masukan dapat ditangani dengan cepat dan terukur. 

Untuk finalisasi penyampaian informasi secara lengkap, saya menyusun Laporan Pemenuhan Kebutuhan Informasi, untuk menjawab kebutuhan informasi peserta. Laporan ini mencakup pertanyaan peserta, data atau contoh dokumen pendukung, serta rekomendasi solusi yang dapat mereka terapkan dalam program kerja masing-masing.

Sebagai penutup rangkaian kegiatan, saya melakukan monitoring proyek melalui follow-up kepada panitia dan pemangku kepentingan dengan mengirimkan email laporan mingguan. Laporan tersebut mencakup progres persiapan acara, penyelesaian umpan balik peserta, serta rencana perbaikan untuk penyelenggaraan Sekolah Kebendaharaan di masa berikutnya. Dengan cara ini, seluruh proses berjalan transparan dan dapat dievaluasi dengan baik. 

Keseluruhan kegiatan tersebut menunjukkan kompetensi saya dalam mengelola program internal berskala himpunan, mulai dari administrasi, komunikasi, pengelolaan data, hingga penyusunan laporan strategis. Pengalaman ini memperkuat peran saya sebagai Program Manager yang mampu berkoordinasi lintas jabatan dan memastikan pelaksanaan program berjalan efektif dan profesional.